TIPS – 10 Dos & Don’ts Sending Out A Application Letter To A Graphic Design Studio

geplaatst in: Blog | 0

 

 

Wanneer je weet waar je goed in bent, weet je automatisch ook waar je minder sterk in bent.

Toen ik vier jaar geleden met Chalkboard begon deed ik alles zelf: de e-mail, telefoon, offertes, ontwerpen, uitvoering, facturering, administratie, fotografie, workshops, marketing, teksten voor de website en nog veel meer.

Ik heb een brede interesse in typografie, vormgeving en marketing maar kwam er al gauw achter dat je meer nodig hebt dan deze kwaliteiten om een bedrijf draaiende te houden. In eerste instantie was mijn reactie om opdrachten die ik qua tijdsdruk niet aankon door te zetten naar collega’s in het vak, maar zo loop je niet alleen inkomsten mis, opdrachtgevers nemen daarna contact met jouw collega op om vervolgopdrachten te regelen. Een van de belangrijkste punten van ondernemen is klantenbinding. Omdat ik zoveel tegelijk deed werd ik erg gestresst en bond ik geen opdrachtgevers aan me. Mijn ‘Client Life Expectancy’ — het aantal keer dat een opdrachtgever terug komt — viel terug naar één opdracht.

De meest logische stap die ik kon nemen was het aannemen van een assistent voor de administratie en klantcontact — de zogenoemde ‘back office’. Dit is het gedeelte van het bedrijf waar ik minder sterk in ben. De meest voorkomende term voor zo iemand is ‘Virtual Assistant’, maar die term staat me eigenlijk niet aan. Ik ben van mening dat je iemand nodig hebt die niet alleen virtueel goed is maar ook een wekelijkse face-to-face meeting kan waarderen.

Mayra voelt als back office medewerker in het team fantastisch aan wat mijn proces is en hoe lang een project duurt om te ontwikkelen. Ze is een ster in communicatie en houdt ervan zaken te regelen. Het is een verademing voor mij om niet langer zelf de telefoon aan te hoeven nemen, mailtjes te beantwoorden en de facturering bij te houden. Naast Mayra bond ik twee vaste zzp’ers aan me om meer projecten uit te kunnen voeren en de incompany trainingen te geven. Astrid, 1e graads docent Tekenen en Handvaardigheid verzorgt de workshops illustratie en draait grote projecten. Nienke, doordeweeks werkzaam bij een reclamebureau in Utrecht, geeft al onze incompany trainingen Krijtbord Schrijven. Iedereen heeft zo zijn eigen kwaliteiten en samen vormen we een compleet grafisch bureau dat in vier jaar uit is gegroeid tot een bedrijf dat elke opdracht aankan.

Chalkboard staat als bedrijf sterk in de markt. Met enige regelmaat krijg ik sollicitatiebrieven van tekenaars op zoek naar een baan, of studenten op zoek naar een stageplaats. Hoewel ik het heel erg leuk vind dat iemand interesse heeft in het bedrijf laat ik Mayra in 99% van de gevallen een mailtje terug sturen met een afwijzing. We hebben niet altijd plek, maar zelfs al zouden we dat hebben, dan zouden we nog veel mensen die een open sollicitatie sturen niet uitnodigen omdat in bijna elke sollicitatiebrief een aantal essentiële punten wordt overgeslagen. Ik ben op de hoogte van de norm voor sollicitatiebrieven binnen de grafische sector. Toch zie ik ze zelf het liefst zo:

1. WEES PROFESSIONEEL

– Stuur je mailtje tussen 09.00 – 18.00, niet om half twee ’s nachts
– ‘Geachte heer/mevrouw’ kan echt niet; zoek even op aan wie je een brief stuurt
– Stuur je dit mailtje naar tien andere bedrijven? Zorg dan in ieder geval dat je mijn naam goed schrijft

2. VOEG EEN PORTFOLIO TOE

Of je nou stage wil komen lopen, het team wil komen versterken of een dagje mee wil lopen, zonder portfolio in de bijlage kan ik niet zien wat je maakt of waar je goed in bent. Voeg daarom ALTIJD een pdf bijlage toe met een heel beknopte (teaser) portfolio van drie projecten waar je extreem trots op bent. Geen twee, geen vier, maar drie. In drie projecten kunnen wij al goed zien of iemand past binnen de functie. Wanneer je uitgenodigd wordt voor een gesprek kan je uiteraard meer werk meenemen. Het liefst zie ik je werk op papier, omdat je op een beeldscherm niet goed kunt zien wat voor structuur je gekozen papier heeft. Maak je websites? Neem dan een tablet of laptop mee om deze te laten zien. Een afdruk van een beeldscherm mock-up heeft niet dezelfde impact.

DO’S:

– Maak, net als bij elke andere grafische opdracht, je pdf op
– Geef duidelijke korte beschrijvingen bij elk project
– Maak je pdf niet groter dan 2 MB

DONT’S:

– Stuur geen foto’s als bijlage in je mail
– Voeg geen linkjes toe in je brief zoals: ‘Bekijk hier mijn portfolio op Instagram’, dat werkt niet als ik hem uitprint om een selectie te maken
– Maak alsjeblieft geen krijtbord of handgeschreven CV, dat voegt niks toe.

3. LEVENSLOOP aka CURRICULUM VITAE

Form follows function. Mij maak je niet blij met een paars CV of vlaggetjes bij de talen die je beheerst. Houd het simpel en overzichtelijk met een opsomming van je werkzaamheden, het bedrijf waar je nu werkt en wat je relevante hobby’s of computerskills zijn.

4. WAAROM ZOU IK JOU AANNEMEN?

Misschien wel de meest gebruikte zin in de afgelopen vier jaar in sollicitatiebrieven die ik heb gekregen luidt als volgt:

‘Ik ben net voor mezelf begonnen en wil graag alles van jullie leren over handlettering’.

Hartelijk gefeliciteerd! Super! Maar ik run een bedrijf, geen privé opleidingsinstituut. Beschrijf in jouw sollicitatiebrief liever wat jij toevoegt aan het bedrijf in plaats van wat je van ons wilt leren. Misschien ben je wel heel goed in productfotografie, spelling of marketing. Jouw toevoeging is wat het bedrijf beter of groter kan maken. Vier mensen die hetzelfde doen is geen toevoeging aan de groei van Chalkboard.

5. WAT ZIJN JE COMPUTER SKILLS

Naast handlettering op papier vormt het gebruik van Photoshop, Illustrator en InDesign de basis van ontwerpen, opmaak voor social media en de website. Heb je hier ervaring in, vermeld dat dan in je brief of CV.

DO’S

– Vermeld je kennis van het Adobe pakket
– Vermeld je kennis van Excel, Word en Powerpoint
– Vermeld of je een laptop hebt om op locatie te werken

DONT’S

– Photoshop houdt niet bij hoeveel procent je van het programma weet en gebruikt, voeg daarom nooit percentagediagrammen toe die je op veel grafische CV templates vind.

6. IK GOOGEL JE TOCH WEL

Wie stuurt de mail? We hebben maar weinig mailtjes ontvangen met een duidelijke ‘handtekening’ onderaan.
Zet onderaan je sollicitatiebrief je naam, telefoonnummer, linkjes naar social media en adresgegevens. Voeg op je portfolio tevens een foto (geen selfie!) van jezelf toe waar je alleen op staat en die niet zwart wit is. Ik googel je toch wel en dan kan die foto maar beter de eerst indruk van je zijn. Bonustip: als er onderaan je mail staat ‘verzonden vanaf mijn iPhone’, dalen jouw kansen om uitgenodigd te worden sterk.

7. SOCIAL MEDIA

Wees streng wat je op social media zet als je solliciteert, verberg indien nodig je Facebookaccount voor buitenstaanders. Dit klinkt logisch, maar ik heb vaak genoeg door Instagramaccounts met babyfoto’s en duckface-selfies moeten scrollen om her en der wat illustraties of lettering te zien. In Instagram kun je makkelijk switchen tussen accounts, dus maak een apart account aan voor je grafische werk en stuur me daar de link van.

8. SPELLINGCHECKER, WAT IS DAT?

Dyslectisch? Super onhandig weet ik uit ervaring, zeker als je de hele dag krijtborden moet tekenen. Zelfs een dyslecticus heeft een spellingschecker. Ik raad je sterk aan om hem te gebruiken voordat je jouw mail stuurt. Te veel spelfouten geven ons het idee dat je slordig bent — en dat is geen goede eigenschap voor een handletteraar.

9. PAPIEREN VERSIE

Wanneer je jouw sollicitatie per post stuurt krijg je bonuspunten. De geur van verse inkt op papier is één van de mooiste geuren die ik ken en met papierkeuze en typografie kun je zoveel meer zeggen dan in een pdf op scherm. Daarnaast is het ontvangen van post uiteraard veel leuker dan een mailtje krijgen.

10. WERKEN OP AFSTAND

Astrid woont in Amsterdam, Nienke in Utrecht en Mayra en ik in Zeist. Laat je niet weerhouden door de afstand tot de studio, juist een verbreding van de afzetmarkt in de randgebieden van Nederland en zelfs België valt binnen onze wensen.





* indicates required




Wij houden net zoveel van een lege inbox, daarom sturen we je maximaal 2 keer per maand een nieuwsbrief.